Stanje sastanaka danas
Izvor: "Effective meetings", SAD

ZAŠTO SASTANCI IMAJU LOŠU REPUTACIJU?

Sastanci su dominantni u današnjem načinu vođenja biznisa. U SAD-u se svaki dan održava 17 milijuna sastanaka. Iako se mnogi od nas žale na sastanke, svi možemo očekivati da svoje karijere provedemo duboko udubljeni u njih.
Većina profesionalaca prisustvuje na ukupno 61.8 sastanaka mjesečno, a istraživanja pokazuju da je preko 50 % ovih sastanaka gubljenje vremena ( istraživanje koje smo proveli u Hrvatskoj kaže da je 61,4 % sastanaka samo ponekad uspješno!).
Pretpostavljajući da je svaki od ovih sastanaka trajanja 1 sat, profesionalci gube 31 sat mjesečno na neproduktivne sastanke ili približno četiri radna dana. Razmatrajući ovu statistiku, nije iznenađenje da sastanci imaju tako lošu reputaciju.

KAKO NEPRODUKTIVNI SASTANCI UTJEČU NA NAS?

Većina profesionalaca koja se redovito okuplja dopušta si dnevno sanjarenje (91%), propuštanje sastanaka (91 %) ili propuštanje dijelova sastanaka (95 %). Velik postotak (73 %) kaže da nose druge poslove na sastanke, a 39 % kaže da su drijemali za vrijeme sastanaka.
Netko može biti u iskušenju da ne vjeruje ovim statistikama ... ali jeste li ozbiljno razmotrili kako ova neučinkovitost sastanaka utječe na Vas i Vašu organizaciju?

Neki direktni učinci neučinkovitih sastanaka:
• sastanci su dulji, manje učinkoviti i stvaraju manje rezultata,
• treba više sastanaka da se postignu ciljevi,
• s toliko mnogo vremena potrošenih na neučinkovitim sastancima, djelatnicima ostaje manje vremena da završe svoje poslove,
• neučinkoviti sastanci stvaraju napetost na svim nivoima osoblja,
• informacije stvorene na neučinkovitim sastancima obično nisu vjerodostojne,
• neučinkoviti sastanci koštaju organizacije u SAD-u svake godine milijarde dolara jer se sastanci održavaju za vrijeme radnog vremena.

KAKO JE SITUACIJA POSTALA TAKO OZBILJNA?

Iako danas postoji opća suglasnost među stručnjacima da sastanci trebaju biti produktivniji, vrlo malo njih želi preuzeti obvezu da ih poboljša.
Ima mnogo razloga za pomanjkanje ove obveze:
• većina pojedinaca nije nikada iskusila ili svjedočila snazi istinski učinkovitog sastanaka i radi toga ne prepoznaju njihov značaj,
• za mnoge je udobnije nastaviti s dosadašnjom praksom vođenja sastanaka,
• mnogi timovi nemaju saznanja što su učinkoviti sastanci i ne znaju kako ih treba unaprijediti,
• mnogi djelatnici imaju poteškoća i nemaju tijekom dana dovoljno vremena završiti osnovne zadatke. Tko još ima vremena i energije da se obveže na unaprijeđenje sastanaka?
• menadžeri općenito propuštaju razmatranje negativnog utjecaja sastanaka na uspješnost organizacije.

GLEDIŠTE

Učestalost i broj sastanaka se stvarno povećava i današnji profesionalci prisustvuju na sve više sastanaka. 46 % ispitanika u anketi koju je provela MCI izjasnili su se da danas sudjeluju na više sastanaka nego godinu dana ranije .
S poslom koji se kreće sve brže, sastanci su način na koji smo informirani. Razmatrajući količinu vremena koju smo provodili i koju ćemo nastaviti provoditi na sastancima, očito je da trebamo preuzeti kontrolu nad našim sastancima ... SADA.

ŠTO SE MOŽE UČINITI DA SE UNAPRIJEDE SASTANCI?

a) UČITI OSNOVE
Prvi korak u unapređenju sastanaka je početi sa osnovama, što znači trenirati svakog u organizaciji za učinkovitije sastanke. Kako su sastanci sastavni dio biznisa, svatko u organizaciji treba razumjeti osnove učinkovitog sastanka i kako postići njegove ciljeve (svaki puta kada se sretne radi dogovora). Dajući zaposlenicima pristup informacijama o sastancima pomaže im se da razumiju učinak neproduktivnog sastanka na njihovo radno okruženje i to im daje energiju da unaprijede sastanke.



 

Intel Corporation iz SAD-a je primjer organizacije koja uzima sastanke vrlo ozbiljno. Šetajući bilo kojom dvoranom za sastanke u bilo kojoj Intel-ovoj tvornici ili uredu bilo gdje u svijetu vidjet ćete poster na zidu s nizom jednostavnih pitanja o sastancima koji se tamo održavaju:
- "Znate li svrhu ovog sastanka?"
- "Imate li dnevni red?"
- "Znate li vašu ulogu na sastanku?"
Od svakog novog djelatnika, od većine mlađih proizvodnih djelatnika do najviše rangiranih izvršilaca, u tvrtki se zahtijeva da završe seminar o učinkovitim sastancima. Godinama, seminar je podučavao CEO Andy Grove, koji je vjerovao da su dobri sastanci bili tako važan dio Intelove kulture, da je bilo vrijedno njegovog vremena da podučava sve djelatnike.
"U našem programu obrazovanja, govorimo mnogo o disciplini sastanaka" kaže Michael Fors, korporacijski menadžer obrazovanja na Intel University. "To nije složeno. Treba dobro raditi osnovne stvari: imati strukturiran dnevni red, imati jasne ciljeve, držati se smjera koji je postavljen prije sastanka. Ove stvari čine golemu razliku da sastanci budu uveliko učinkovitiji"

B) UPORABA TEHNIKA UČINKOVITOG SASTANKA

Kada svi u organizaciji shvaćaju važnost unapređenja sastanaka, a naučili su odgovarajuće tehnike mora se stvoriti poticaj koji motivira djelatnike da koriste što su naučili. Podrška menadžmenta ili voditelja grupe će također pomoći u primjeni i prihvaćanju novih metoda rada na sastancima. Kada se grupa kao cjelina obvezala da poboljša situaciju, stvorena je norma ponašanja. Ako se novo ponašanje očekuje i dosljedno pojačava vremenom, pojedinci će pokušati slijediti i ostvarizi norme.

PRIMJENA TEHNOLOGIJE KOJA ČINI SASTANKE LAKŠIM

A) NA SASTANKU

Naglasak na timski rad u današnjem radnom okruženju stvorio je kretanje prema primjeni interaktivne tehnologije u prostoru za sastanak. Ova tehnologija uključuje računala, LCD projektore i interaktivne ploče. Primjena ovih tehnologija dozvoljava sudionicima sastanka da pristupe informacijama na računalima, razmjenjuju podatke i automatski sačuvaju informacije stvorene na njihovim sastancima – sve u cilju jačanja suradnje u grupi.

B) NA DESKTOPU

Kao i u drugim područjima biznisa tehnologija čini sastanke lakšim i učinkovitijim. Danas se u mnogim organi-zacijama email upotrebljava kao brza i jednostavna metoda za internu razmjenu informacija bez potrebe za sastankom. Ispitivanja su pokazala da od 82 % menadžera koji dijele informacije sa sastanka sa suradnicima, njih 77 % to čini pomoću emaila. Međutim , čak i uz pomoć komunikacije emailom, 45 % rukovoditelja se osjeća preopterećenim brojem sastanka kojima prisustvuju. Ovo pokazuje da tehnologija pomaže današnjim dilemama o sastancima, ali ih u potpunosti ne rješava.

C) NA DALJINU

Mnoge organizacije usvajaju video-konferenciju za komunikaciju na daljinu. Imajući potrebu za brzom komunika-cijom u današnjem radnom okruženju, potrebu za komunikacijom na daljinu i povećanjem broja sastanaka kojima moramo prisustvovati, većina organizacija će vjerojatno primijeniti video-konferenciju kao uobičajen sastanak koji će se prakticirati u budućnosti.

ZAKLJUČAK

Potreba da se unaprijede sastanci je očita. Sada je izazov u informiranju, učenju i prihvaćanju vještina i tehnologija koje će unaprijediti naše sastanke. Izvadak iz knjige George David Kieffer-a "Strategija sastanaka" sumira utjecaj koji sastanci imaju na današnje organizacije i kako ozbiljno sastanci trebaju biti razmatrani sada i u budućnosti.
"Odlučio sam razgovarati s nekoliko najuspješnijih i najcjenjenijih američkih lidera u poduzetništvu, radništvu, industriji, obrazovanju i vlasti (od kojih se mnogi smatraju kao znalci u vještini vođenja sastanaka) i dobiti njihov uvid u problematiku sastanaka. Govoreći s preko pedeset lidera, izašle su na vidjelo dvije glavne točke.
• vještina upravljanja sastancima (razvijanje ideje, motiviranje ljudi i pokretanje ljudi i ideja u pozitivnu aktivnost) je možda najveća vrijednost u bilo čijoj karijeri,
• većina profesionalaca nije imala nikakvo stvarno obrazovanje u zasnivanju i upravljanju učinkovitim sastankom; u stvari, većina profesionalaca ne prepoznaje ogroman utjecaj koji njihovi sastanci imaju na njihove organizacije i njihove karijere."