Dovoljan ali ne i rezultatski orijentiran kvorum¹
Milan Grković

Postoji situacija kada smo zabrinuti hoćemo li za sastanak osigurati kvorum – kvalificiranu većinu za donošenje odluka. Zadovoljni smo brojem prisutnih članova koji osigurava kvorum (najčešće natpolovična većina ukupnog broja članova).

 

Primjer:

Postavlja se pitanje: Može li sastanak biti produktivan, kada je odsutno 3, 9, 22 ili 76 članova?
Postoji li tada stručna kvalificirana većina na sastanku²?

Mogu se uočiti barem dva problema:

1. Nema dovoljan broj članova grupe za kreativan sastanak (nedostaju značajni pojedinci: stručne osobe, osobe s
   autoritetom, osobe vješte u rješavanju problema, osobe koje mogu dati informacije značajne za napredak
   sastanka).

2. Česta promjena prisutnih (na jednom sastanku je prisutan jedan dio članova, a na drugom sastanku drugi dio
   članova); odsutni nisu u tijeku događanja i ne mogu kvalitetno sudjelovati u radu i donositi dobre odluke.

POSLJEDICE

Kao posljedica češćeg nedolaska većeg broja članova grupe na sastancima sudjeluje znatno manji broj osoba od očekivanog (idealno se očekuju svi članovi grupe). Uzrok ovakvog stanja je neorganiziranost grupe (grupa općenito ne funkcionira učinkovito) ili čak cijele organizacije.

Možemo samo zamisliti kakva je situacija u tvrtkama pred stečajem, s problematičnom pretvorbom ili gdje su nejasni vlasnički odnosi.

Ovakva situacija “neobveznosti” i niskih prioriteta dolaska na sastanke dovodi do razvodnjenih sastanaka u nizu s promjenjivim sastavom sudionika i često bez konkretnih zaključaka i rezultata.

Najčešće se u nizu takovih neučinkovitih sastanaka ne vode zapisnici, pa je nejasno:

-          koji su zaključci donešeni,

-          koja su pitanja ostala otvorena,

-          što napraviti dalje.

Ovakve situacije su pogodne za manipulaciju grupe ili čak organizacije od strane voditelja ili dijela članova unutar grupe. Nikad se nezna kakvo je stanje, što je napravljeno i što treba napraviti.

Odsutni članovi nisu obaviješteni o zbivanjima na sastanku i ako se sami ne pobrinu za usmeni upit kod voditelja ili nekog člana grupe, bit će izvan tijeka događanja. Ne znaju što se događa – kao da nisu članovi grupe.

SAVJETI

1. Osigurati uvjete da sastancima budu prisutni svi članovi (idealna situacija). Dobro pripremite sastanak i završite
   ga bez nastavaka.

2. Kada postoje objektivni razlozi spriječenosti prisustvovanja sastancima (rad na višem organizacijskom nivou,
    duža bolest, ...) ili su one subjektivne naravi  (nezainteresiranost, nemar i neodgovornost) zamijenite češće
    odsutne članove novim članovima koji će biti prisutniji na sastancima.

3. Zakazani sastanak ne morate održati po svaku cijenu. Manja je šteta otkazati sastanak, nego ga održati uz slabe
    rezultate.

4. Članovi koji češće ne prisustvuju sastancima, a znaju da nitko ne vodi računa o problemu minimalnog kvoruma,

    koriste situaciju i ne dolaze na sastanke. I ništa im se ne dešava.

I MANJE AKTIVAN I OSPOSOBLJEN ČLAN GRUPE KOJI REDOVITO DOLAZI NA SASTANKE, A DAJE MAKSIMUM PRIMJEREN SVOJIM TRENUTAČNIM SPOSOBNOSTIMA (u međuvremeni raditi na njegovom osposobljavanju!) JE BOLJI I POŽELJNIJI OD AKTIVNOG I OSPOSOBLJENOG ALI ZATO ČESTO ODSUTNOG ČLANA GRUPE.

Mora se stvoriti takvo ozračje da svaki član grupe ima čvrstu obvezu izjasniti se hoće li sudjelovati na sastanku. Odgovorna osoba za pripremu sastanka u svakom trenutku mora znati tko će sigurno biti prisutan na sastanku.

Ako će veći broj pozvanih biti odsutan (objektivno su se opravdali) i bit će minimalan kvorum, bolje je rješenje da se sastanak odgodi za vrijeme kada će sastanku moći prisustvovati svi (ili gotovo svi) članovi grupe, nego održati ga s minimalnim brojem članova.

Ovo se naročito odnosi kada se donose odluke o važnim pitanjima koja nisu žurna (strategije razvoja, pokretanje novih projekata, značajna imenovanja, ...).

REALNOST

U nekim organizacijama i grupama stanje minimalnog kvoruma³ je često prisutno. Odsutni članovi imaju neke druge prioritete i često se opravdavaju da ne mogu sudjelovati u radu sastanka. Grupa u cjelini, voditelj i nadređeni ne uočavaju problem i prihvaćaju odsustvovanje kao normalnu pojavu.

KADA BILO KOJI ČLAN IZ BILO KOJEG RAZLOGA NE PRISUSTVUJE SASTANKU REZULTAT SASTANKA SE UMANJUJE (to se naravno ne odnosi na situaciju kada je odsutna osoba koja unosi nemir, ekscese i sukobe).

REZULTATI GRUPE SU PROPORCIONALNI BROJU SUDIONIKA SASTANKA (pozvani su samo oni koji će dati uspješan doprinos sastanku i pod pretpostavkom njihove osposobljenosti za sudjelovanje/vođenje sastanaka i njihovog aktivnog učešća prije, u tijeku i poslije sastanka).

OPREZ

Pojava sastanaka s većim odsustvom članova grupe ukazuje da stanje grupe, a možda i organizacije kojoj grupa pripada nije dobro. Organizacija sigurno trpi posljedice uslijed neorganiziranosti i nedovoljne angažiranosti pojedinih članova grupe.

Kada se uoči problem, napraviti analizu stanja grupe. Ako je grupa važna u organizaciji, potrebno je napraviti analizu na više nivoa organizacije (objektivnost i kvalitetniji monitoring):

·         rukovoditelj,

·         voditelj grupe,

·         grupa na zajedničkom sastanku (posebna točka dnevnog reda, prisustvo vanjskog stručnjaka za sastanke).

Donijeti precizan plan aktivnosti (tko, što, do kada, kako, ...) za uklanjanje problema koji dovode do velikog odsustvovanja članova grupe.

Rukovoditelj organizacije i voditelj grupe (ako su različite osobe) trebaju dati prioritet stvaranju ozračja, odgovornosti i obveze kod članova grupe da dolaze na sastanke.

Doći na sastanak je prvi korak da se ostvare dogovoreni, usvojeni i željeni planovi organizacije.

Ostvarenjem planova organizacija će ispuniti svoju svrhu na zadovoljstvo i korist pojedinaca.

Rukovoditelj organizacije i voditelj grupe su odgovorni za stanje u kojem veći broj članova ne dolazi redovito  na sastanke i obvezni su mijenjati takvo stanje.

RJEČNIK