Vrijeme na sastancima

Gary Lockwood, Biz Succes, SAD

Tipični menadžer provede svaki tjedan 17 sati na sastancima plus 6,3 sati za pripremu tih sastanaka. Približno trećina toga vremena na sastancima je protraćena. Izračunato, to je šest punih tjedana godišnje neupotrebljenog vremena. Možete vidjeti simptome: na brzinu sazvani sastanci, nije utvrđeno vrijeme trajanja sastanka, nema dnevnog reda, nema zvanične zabilješke što je učinjeno i rečeno, nema provedbe, …
Ako se tjedno uštedi samo jedn sat, to znači 6 dodatnih učinkovitih radnih dana godišnje!
Savjet: Preskočite neke sastanke ili pošaljite nekoga drugoga.

ODRŽAVANJE SASTANAKA U NIZU

Nakon sastanka najčešće se:
a) ne vraća na radno mjesto (ako je sastanak izvan radnoga mjesta),
b) ne nastavlja s radom na prioritetnim poslovima,
c) čeka se da prođe preostalo radno vrijeme i ode s posla.
Dobro je rješenje da preostalo vrijeme do završetka radnog vremena potrošite na druge sastanke u nizu.
Primjer: Imate dogovoren sastanak koji počinje u 12 sati. Dogovoreno je da traje najviše 2 sata. Vaše radno vrijeme završava u 15 sati.
Učinkovitije je da dogovorite još jedan sastanak (vi ste voditelj sastanka, sastanak udvoje ili manje grupe ljudi) i tako iskoristite preostalo radno vrijemeo od jednog sata. Još je učinkovitije organizirati 2 sastanka u trajanju po 30 minuta. (1)
Obzirom da ćete odraditi planirane sastanke dobit ćete kasnije dan bez sastanka. U takvom danu nema prekida i mogu se planirati važne i prioritetne aktivnosti.

(1) Što su sastanci kraći, veća je vjerojatnost da budu učinkovitiji.

NEKA BUDE OČITO DA STE SE PRIPREMILI ZA SASTANAK

Na sastanku prakticirati otvorenu uporabu bilješki – priprema za sastanak. Sistematizirati bilješke s prethodnih sastanaka ako se pojedinac/grupa češće javlja kao sudionik sastanka. Koristiti ranija iskustva sa sudionikom/sudionicima (način rada, stavovi, pouzdanost, iskrenost, tehnologija rješavanja problema, negativne karakteristike, njegovo okruženje i drugo).
Uporabu bilješki koristiti sustavno i otvoreno barem iz dva razloga:
1. zbog sebe:
- imate točan pregled otvorenih stavki; nećete ništa zaboraviti,
- možete kontrolirati redosljed važnosti aktivnosti (ako se sastanak prekine ili oduži i ne završe sve točke bit će riješene one koje su  najvažnije).
2. obzirom na sudionike ili sugovornika (ako je sastanak udvoje):
- daje status organizirane osobe – dobra pozicija za dogovore koji slijede,
- usmjerava sugovornika/e da sastanak shvate ozbiljnije i odgovornije,
- stvara saznanje kod sugovornika da postoji pisani trag o preuzetim obvezama, uočenim
problemima, potrebnim inicijativama, ...
Tijekom dogovora otvoreno pravimo bilješke, upisujmo otvorene stavke, nova pitanja koja su potaknuta diskusijom govornika, zaduženja, odgovore na postavljena pitanja i drugo.

IZDVOJENO
- Otvoreno koristite bilješke kao pripremu za sastanak.
- Prilagodite tehnologiju upisivanja informacija prema okolnostima u kojima se održava sastanak
  (dnevnik za sastanke, notes, bilo kakav komad priručnog papira, PDA ili notebook).
- Analizirajte događanja na sastanku: izdvojite Vaše obveze, nove ideje ili probleme (nađite
  načine njihovog rješavanja – problemi su najčešće prilika za pozitivne promjene).

STRUKTURA VREMENA KOJA SE TROŠI NA SASTANKE

- priprema za sastanak

            aktivnosti na pripremi sastanka - dobivene obveze

            kontakti sa sudionicima sastanka

                        kreativna priprema za sastanak

                        komentari, nagađanja i prepričavanja

            kontakti s ostalim osobama koji su na bilo koji način indirektno vezani za prolematiku sastanka

                        prikupljanje informacija, mišljenja i prijedloga važnih za rad i rezultate sastanka

- prekidanje započetog posla i spremanje radnog prostora

- odlazak na mjesto sastanka

- čekanje na početak sastanka ako sudionici kasne (čeka se kvorum ili običaj "akademske četvrti")

- vrijeme provedeno na sastancima

            učinkovito – sastanak je uspješan
            neučinkovito – sastanak nije opravdao očekivanja

- zaostajanje poslije sastanka

            dodatni dogovori

            društveno okupljanje

- vrijeme povratka na posao

- informiranje, prepričavanje i komentari sa sastanka dolaskom na radno mjesto

- aktivnosti na zadacima koji su preuzeti na sastanku