PORTAL O SASTANCIMA

Rješavanje problema

Sastanak je aktivnost koja zahtijeva vještinu, planiranje i kontrolu u cilju donošenja razvojnih odluka organizacija.
No, sastanak može uslijed raznih okolnosti prerasti u neželjena događanja i promijeniti svoj pravac djelovanja - od razvoja prijeći u destrukciju. Obzirom na stanje organizacije i ljudskih resursa možemo očekivati određene poteškoće, otpore i druga negativna stanja prije, tijekom i poslije sastanaka. Zato je bitno da rukovoditelj, voditelj, članovi grupe i ostali zainteresirani imaju vještinu rješavanja problema na sastancima i reagiraju unaprijed, odmah ili u neko racionalno vrijeme sprječavajući negativnosti. Na taj način ćemo sastanke osloboditi neželjenih situacija i uspostaviti ozračje spontanosti, učinkovitosti, produktivnosti, inicijativa i zadovoljstva pojedinaca i organizacije.

Molimo i Vas za doprinos rješavanju problema iz Vašeg poslovnog i osobnog iskustva.
Na kraju stranice je priložen obrazac za Vaše primjere rješavanja problema. Unaprijed Vam se zahvaljujem na učešću i doprinosu.

33 slučaja
Prije sastanka
Tijek sastanka
Sudionici sastanka
Analiza sastanka
Aktivnosti poslije sastanka
Zapisnici

Prije sastanka

PROBLEM	RJEŠENJE	SUDIONIK	NAPOMENA
Mogućnost nepostojanja kvoruma	Točno provjeriti i zakazati novi sastanak	Voditelj, tajnik ili stručna osoba
Sudionici sastanka nisu dobili dnevni red	Najmanje 3 dana prije sastanka dostaviti zapisnik svim sudionicima sastanka	Tajnik ili druga osoba zadužena za tehničku pripemu sastanka	Odgovorna osoba mora obavijestiti voditelja da je dnevni red dostavljen svim sudionicaima
Nije pripremljen radni materijal	Odgoditi sastanak	Voditelj	Oštro upozoriti neodgovornu osobu

Tijek sastanka

PROBLEM	RJEŠENJE	SUDIONIK	NAPOMENA
Sastanai ne počinju na vrijeme	Čim se sakupi kvorum, počnite s radom.	Voditelj	Ne treba nikoga posebno čekati. Ako za početnu točku dnevnog reda trebate osobu koja kasni, prvu točku premjestite za kasnije.
Nema kvoruma	Zakazati novi sastanak. Utvrditi razlog i raspraviti na sljedećem sastanku neodržavanje sastanka i poduzeti konkretne mjere koje će sprječavati takva događanja.	Voditelj	Vidjeti mogućnost za učinkovit radni dogovor – bez donošenja odluka
Upadanje u riječ	Opomena	Voditelj
Više puta učinjeno ometanje	Isključiti sudionika sa sastanka	Voditelj	Postupati u skladu s Pravilima rada
Ponavljanje prethodnih diskusija	Upozoriti i naglasiti temu	Voditelj
Sastanak dugo traje	Prekinuti i zakazati novi sastanak	Voditelj	Dugi sastanci su najčešće neuspješni
Skretanje s teme	Prekinuti i upozoriti	Voditelj ili čuvar teme ako postoji
Ne poštuje se rad i red na sastanku	Ako nije regulirano Pravilima rada – uvesti nova koja će omogućiti voditelju i ostalim sudionicima da sastanak protekne produktivno i učinkovito	Svi	Jednom godišnje staviti na dnevni red analizu Pravila rada
Nema dovoljno informacija za donošenje odluke	Pozvati stručnu osobu ako je moguće ili odgoditi donošenje odluke za sljedeću prigodu	Voditelj

Sudionici sastanka

PROBLEM	RJEŠENJE	SUDIONIK	NAPOMENA
Konstantno neaktivan sudionik	Zamijeniti ga aktivnijeim	Grupa
Neopravdano odsustvo	Izreći javno listu neopravdano odsutnih, razgovarati s odsutnima	Voditelj
Češće kašnjenje sudionika na sastanak	Razgovarati sa sudionikom, ukazati mu na problem ometanja i zamoliti za konstruktivniji pristup radu grupe.	Voditelj, ako ima dovoljan autoritet može i osoba zadužena za tehničku pripremu sastanka (tajnik).	Ni u kom slučaju ne dozvoliti da netko bude proglašen za "rođenog kasnitelja" i da bude predmet šale i poruge. To stavlja sastanak, grupu i voditelja u neozbiljan kontekst i može biti prepreka učinkovitom sastanku. Nitko nema pravo da uzurpira vrijeme drugih i takva ponašanja treba eliminirati.
Puno opravdanih nedolazaka	Promijeniti vrijeme sastanka primjereno svim sudionicima	Voditelj
Puno neopravdanih nedolazaka	Zakazati sastanak s jednom točkom dnevnog reda: Neopravdani izostanci	Voditelj
Nasilničko ponašanje	Upozoriti i ako ne prestaje isključiti sudionika iz rada sastanka	Voditelj	Poslije sastanka poduzeti mjere sanacije ili zamjene sudionika drugom osobom
Sudionik sastanka ne zna zašto je pozvan na sastanak	Na pozivu za sastanak obavijestite sudionika što je svrha sastanka, svrha pojedinih točaka dnevnog reda i njegova uloga na sastanku	Voditelj, osoba za tehničku pripemu sastanka	Informacije sudioniku o cilju i njegovim obvezama za sastanak mogu biti napisani ručno
Jedan sudionik ne može dolaziti na redovite sastanke zbog zauzetosti drugim obvezama	Odrediti obvezno njegovu zamjenu (privremeno ili trajno)	Voditelj koordinira aktivnostima oko imenovanja zamjene	Sredina odsutnog sudionika mora biti u tijeku aktivnosti grupe
Više sudionika ima problema s dolaskom na sastanke	Ako je problem neprikladno vrijeme – promijeniti ga prema mogućnostima grupe	Voditelj i osoba za tehničku pripemu sastanka	Oprez: Ne mijenjajte često termine! Bit će to svima poruka da ni vi sastancima ne pridajete naročitu važnost.
Sastanak bi bio uspješniji da bio prisutan pretpostavljeni	Osigurati prisustvo pretpostavljenog barem za važne sastanke	Voditelj	Ovo je naročito za nove grupe, grupe gdje je većina članova neiskusna, grupa gdje postoje destruktivni članovi kao i u dramatičnim situacijama (otkazi, uvođenje novih tehnologija, smjenjivanje kadrova i drugo)
Neki sudionici "zaborave" na sastanak	Pošaljite im emailom, telefonom ili faxom podsjetnik za sastanak	Osoba za tehničku pripremu sastanka
Pozvani na sastanak nisu opravdali svoj nedolazak	Kontaktirajte odsutne i utvrdite točan razlog nedolaska. Utvrdite zajednički što će se desiti na sljedećem sastanku.	Isključivo voditelj	Osigurajte potvrdu odsutnog da se ubuduće neće desiti da ne budete obaviješteni o njegovom odsustvu (samo u objektivnim okolnostima).
Novi članovi grupe	Potrebna edukacija za učinkovitije sudjelovanje na sastancima; organizirati seminar o učinkovitijem sudjelovanju na sastancima za nove članove grupe	Voditelj ili stručnjak za sastanke	Voditelj će pratiti aktivnost poslije edukacije i prema potrebi poduzimati dodatne mjere za dodatnu edukaciju

Analiza sastanka

PROBLEM	RJEŠENJE	SUDIONIK	NAPOMENA
Na kraju sastanka bilo je jsno da je sastanak bio nepotreban	U pripremi sastanka analizirati potrebu za sastanak; decidirano nabrojiti razloge za sastanak	Voditelj, sudionici	Voditelj treba na kraju sastanka obvezno postaviti pitanje: "Jesmo li se trebali sastati?"
Dio sastanka je nepotrebno protekao u davanju informacija.	Potrebne informacije dostavite prije sastanka	Voditelj, osoba za tehničku pripremu sastanka	Informacije dostavljene prije sastanka osigurat će bolju pripremu sudionika i skratiti vrijeme sastanka.
Nedostajale su stručne osobe	Dobro ocijenite tko je potreban na sastanku; imajte u pričuvi (u blizini – ako je to moguće) stručne osobe koje ćete hitno pozvati ako vam zatrebaju	Voditelj	Oprez: Nemojte pozivati stručne osobe samo iz predostrožnosti da će možda zatrebati. Prevelik broj sudionika može stvoriti nepovoljnu atmosferu. Nađite ravnotežu.

Aktivnosti poslije sastanka

PROBLEM	RJEŠENJE	SUDIONIK	NAPOMENA
Osoba kasni s rokom izvršenja obveza	Kontaktirati osobu i utvrditi razlog. Točno dogovoriti rok za izvršenje i obvezu izvješća o obavljnom poslu.	Voditelj	Ovo je najvažniji zadatak voditelja – kontrola izvršavanja preuzetih obveza sa sastanka

Zapisnici

PROBLEM	RJEŠENJE	SUDIONIK	NAPOMENA
Kašnjenje zapisnika	Upozoriti zapisničara i točno dogovoriti novi rok za izradu zapisnika	Voditelj	Ako zapisničar češće nije ažuran, zamijeniti ga
Zapisnici se ne vode točno i kvalitetno	Imenovati novog zapisničara	Voditelj, sudionici	Dati vanjskom stručnjaku da povremeno ocijeni kvalitetu vođenja zapisnika i predloži porebene aktivnosti za njegovo unapređenje.
Ne vode se zapisnici	Upitati voditelja zašto se ne vode zapisnici; ako se i dalje ne vode zapisnici – zvanično predložiti na sastanku obvezu vođenja zapisnika	Svi relevantni čimbenici kojima je interes uspješan sastanak	Zapisnik je osnovni element za uspješan sastanak.
Teškoće s dostavom zapisnika	Treba napraviti evidenciju: kome, kako, gdje i do kada se dostavljaju zapisnici	Osoba za tehničku pripremu sastanka	Voditelj treba povremeno napraviti kontrolu uspješnosti dostave zapisnika. Što se prije dostavi zapisnik, prije će se aktivirati odluke donešena na sastanku.

Vaš prijedlog: Rješavanje problema na sastancima