|
|
Ključna riječ |
Kako je u svakodnevnom životu |
Kako je na sastancima |
Savjeti |
|
1 |
Odsustvo |
Ako nogometaš ne bi došao
na utakmicu, odredi mu se
zamjena (iako tim može igrati i s
10 igrača!).
Tim uvijek mora biti kompletan. |
Sastanku ne moraju uvijek prisustvovat svi pozvani,
važno je da sakupimo
kvorum. |
Jedan od čimbenika uspješnog sastanka je prisustvo
svih članova grupe..
Odsustva neka budu kontrolirani izuzeci, a ne
pravilo. |
|
2 |
Trener |
Možete li zamisliti vrhunskog
atletičara bez
trenera?
|
Voditelji sastanaka nemaju trenera. |
Vođenje sastanaka je
vještina koja se uči. Angažirajte stručnjaka za sastanke. |
|
3 |
Zakonitost |
Što bi bilo kada se na sudu ne bi
poštovala pravila (zakoni)?
|
U grupi najčešće ne
postoje Pravila rada i improvizira se ovisno o okolnostima. |
Procedura je preduvjet za demokraciju. |
|
4 |
Stalno učenje |
Što bi se dogodilo da ne
usvajamo nove informatičke programe kada se pojave (da smo ostali na
DOS-u i nismo prihvatili Windows-e)? |
Jako malo sudionika sastanaka sustavno stječe
nove vještine sudjelovanja/vođenja sastanaka. |
Postoje nove tehnologije
koje sastanke čine učinkovitijim, jeftinijim i bržim (Internet
Meeting, email, forumi, Internet chat, ...). |
|
5 |
Zapisnik |
Za svaku prometnu nesreću
napravi se zapisnik.
|
I kada se donose značajne
odluke za organizaciju, ne
vodi se zapisnik. |
Zapisnik je odraz transparentnosti rada grupe i
organizacije. Ako ne vodite zapisnik, učinite barem memo-podsjetnik
sa sastanka. |
|
6 |
Trajanje |
Čak i zanimljiva nogometna utakmica koja bi trajala
tri puta
duže od uobičajenog trajanja bila bi zamorna kako za igrače tako
i za gledatelje. |
Normalno je da neki sastanci
traju satima. |
Ništa se neće riješiti nakon dva sata trajanja
sastanka.
Ograničite vrijeme sastanaka maksimalno na dva sata. |
|
7 |
Potrebna elementarna
znanja |
Da možete upravljati čamcem na
rijeci, morate
položiti ispit
za voditelja čamca.
|
Postoji mišljenje da za
vođenje sastanaka ne
treba sustavno znanje i obrazovanje. |
Za vođenje sastanaka
trebaju vam sustavna znanja.
Sudjelujte na predavanjima, seminarima, radionicama
i treninzima za stjecanje
vještina vođenja učinkovitih sastanaka. |
|
8 |
Izbor kadrova |
Kada se ne bi uvažavali
rezultati i sposobnosti
nacionalni selektori za izbor sportaša za nastup na Olimpijskim
igrama odabrali bi petog, šestog ili
desetog s liste najboljih. To se
nikada ne događa. |
U grupi i organizaciji voditelj nije uvijek
najsposobnija
osoba – u igri su i neki drugi interesi koji ne vode do rezultata
(politika, nepotizam, konzervatizam, ...). |
Ako osoba koja je u ulozi voditelja nije
osposobljena
za učinkovito vođenje sastanaka, dodijelite joj pomoć u osobi koje
će imati ulogu facilitatora. |
|
9 |
Monitoring |
Nezamislivo je da vinari ne nadgledaju proces
proizvodnje šampanjca. |
Nadređeni, rukovoditelj ili vlasnik ne kontroliraju
rezultate sastanaka. |
Monitoring sastanaka grupe
je prioritetna zadaća nadređenog, rukovoditelja ili vlasnika. Treba
uspostaviti ravnotežu između nadzora i podrške radu grupe. |
|
10 |
Evaluacija |
Radnicima se mjeri učinak
na radnim mjestima gdje god je to moguće (cilj je normiranje
proizvodnje). |
Rijetko se daje ocjena učinkovitosti sastanaka. |
Najmanje jednom u šest mjeseci dajte ocjenu
uspješnosti sastanaka na svim nivoima organizacije. |
|
11 |
Razvoj |
Što bi bilo da Nokia ne razvija
nove mobitele? |
Mnoge velike hrvatske tvrtke ne unapređuju sastanke.
Mogu li biti konkurentne na
svjetskom tržištu? |
Unapređenje sastanaka
treba biti strateško opredjeljenje organizacije. |
|
12 |
Kraj sastanka |
Kada se svi dogovori sa sastanaka redakcije dnevnih
novina ne bi
provodili – dnevne novine bi
izlazile s prazninama i nestalnog
broja stranica. |
Mnogi sastanci ostaju
nedovršeni – veći ili manji
broj odluka se nikada ne provede. |
Kraj sastanka je trenutak
kada su provedene sve dogovorene odluke i potvrda su uspješnosti
sastanka. Objavite kraj svakog sastanka. |
