SASTANCI MENADŽMENTA - KAKO ODRŽATI KVALITETU

U današnje vrijeme kada se svi vodimo onom poznatom „Vrijeme je novac“, na sastanke gledamo kao na najveći bespotrebni trošak na koje organizacije troše gomilu novaca. Danas se svakodnevno održava velik broj sastanaka od kojih su mnogi nepotrebni (pa predstavljaju gubljenje vremena) ili nisu uspješni (ne ispunjavaju ciljeve). 

Dodatno ti sastanci na ljude djeluju demotivirajuće jer je dobar dio besmislen, nepotreban, nepripremljen, bez jasnog rasporeda i svrhe. Najčešće nema točno dogovorenih aktivnosti, nositelja i rokova, pa na kraju sve ostaje u „zraku“ te je potreban još jedan sastanak i sve vodi k tome da se sudionici osjećaju kao beskorisni statisti.
Da bi izbjegli pasti u zamku loših sastanaka (ne)organizacije istih, menadžeri bi trebali odrediti jedan dan u tjednu za tjedni sastanak svog tima. Taj sastanak ne bi smio trajati više od 1,5 h i uvijek bi morao biti održan u isto vrijeme i dan u tjednu i s istom strukturom. Ovdje je potrebno biti dosljedan u tome da se tjedni sastanci redovito održavaju jer to utječe na disciplinu i učinkovitost tima.
Ukoliko ne postavimo jasna pravila i ne budemo dosljedni dolazi do velikog trošenja vremena na neučinkovite sastanke, donose se nestrukturirane odluke i sl. Jasnim pravilima
isključujemo improvizaciju te donosimo odluke koje kontinuirano i sustavno povećavaju učinkovitost.
Nadalje sastancima se želi povezati menadžere na osobnoj razini, povezati odjele da mogu radi na strateški uvjetovanom poslovanju.

PRAVILA PONAŠANJA NA SASTANKU

Članovi
Ako se pitate koga pozvati, odgovor je jednostavan: Samo one ljude koji će vam omogućiti da ostvarite cilj sastanka.
Pod pretpostavkom da znate tko-je-tko-i-što-radi, pozovite one kolege koji imaju dovoljno kreativnosti (ako trebate nove ideje), analitički razmišljaju (za rješavanje problema) ili su na poziciji koja dozvoljava da donose odluke (ili barem imaju utjecaj na isto).
Svi članovi su obvezni pripremiti se za sastanak na osnovu dobivenih materijala i na osnovu vlastitog znanja i bilješki. Potrebno je poslati službeni poziv uz obvezu potvrde dolaska.

Gdje
Sastanci se održavaju u unaprijed rezerviranoj sobi koju je potrebno urediti i pripremiti za sastanak.
Odabrani moderator zajedno sa zapisničarom sastanka dolazi 5 minuts prije i namješta sve potrebno da sastanak prođe bez tehničkih problema.

Kada
Idealno sastanak menadžmenta se održava jednom tjedno, isti dan u isto vrijeme.
Dodatno je moguće sazvati izvanredni sastanak prema potrebi.

Izvještaj
Tokom sastanka piše se zapisnik koji se dijeli sa svim sudionicima odmah poslije sastanka.
Na taj način i eventualno odsutni mogu odmah vidjeti sve relevantne zaključke i stavke.

TIJEK SASTANKA

DNEVNI RED
(definira se najkasnije 3 dana prije sastanka)

Uvod: 5-10 min
5 – 10 minuta neformalnog razgovora. Jedan od načina je da svatko pojedinačno spomene što je najbolje što mu se desilo u prošlom tjednu privatno ili poslovno. To obično opusti atmosferu koja može biti napeta iz razno raznih razloga. Jako je važno da svatko bude kratak i sažet tako da vrijeme nikako ne bude duže od 10 minuta.

Utvrđivanje stanja: 10 min
Pregledavaju se zadaci sa „Izvršeno-Nije izvršeno“. U ovom dijelu sastanka nema rasprave o zadacima koji nisu izvršeni. Ovo je jako bitno jer se često događa da se sastanak svede na raspravu o jednom zadatku/projektu o kojem se onda raspravlja u nedogled.
Ako ima potrebe za raspravom, potrebno je donijeti odluku da li da se to riješi jedan na jedan ili da se stavi kao prijedlog teme za slijedeći dio sastanka koji se zove „Problemi i prilike“.

Problemi i prilike: 60 min
U ovom dijelu se nominiraju teme koje su važne. To mogu biti teme (problemi ili prilike) vezane uz projekte, odnose, proizvode, rezultate, ljude, opremu, kupce, dobavljače, procese, ciljeve, nova tržišta i tako dalje. Teme se skupljaju kroz cijeli tjedan. Kad su teme skupljene, prioritizirajte ih zajedno s ostatkom tima tako da ih složite od najvažnije prema manje važnim.
Rasprava, teme po temu. One teme koje ne uspijemo riješiti na tom sastanku, prenosimo na slijedeći tjedan ako je moguće. Važno je u dijalog uključiti sve prisutne, te da je moderator onaj koji facilitira dijalog, a ne onaj tko dominira dijalogom. Dominacija će rezultirati pasiviziranjem ostalih članova, pa će se nakon nekog vremena tjedni sastanci pretvoriti u monolog.
Zatvaranje sastanka: 10 min
Kratki krug gdje svatko kaže kako je zadovoljan sa sastankom i ima li još nešto što bi volio dodati.

ULOGE

Da bi sastanak bio kvalitetan potrebno je podijeliti uloge.
Voditelj sastanka = MODERATOR
Vodi sastanak i raspravu, postavlja pitanja, uključuje ljude i pazi na vrijeme.
Vodi računa o tome da se svi drže predviđenog vremena, sadržaja i strukture.
Ako netko predugo priča, ulazi u detalje kod pregleda zadataka umjesto da ih prebaci u „Probleme i prilike“, tu intervenira Voditelj procesa.
Ova uloga je rotirajuća na mjesečnoj bazi, dakle svi članovi menadžmenta vode sastanak.
Vođenje daljnjih sastanaka ide prema izboru direktora.
Ako je planirani voditelj odsutan mijenja ga slijedeći na listi, a po dolasku, odsutni menadžer će nadoknaditi propušteno vođenje sastanka.

Zapisničar
Zapisuje sve što je potrebno zapisati (aktivnosti, nositelji, rokovi) i šalje svima na uvid.
Biramo vanjskog zapisničara, tako da su menadžeri neopterećeni.
Zapisničar na kraju sastanka obavezno pita sudionike ima li potrebe za unosom korekcija u zapisnik.
Kada imamo definirani tijek sastanka i uloge, obavili smo pola posla. Ostalo je još definirati samo trajanje. Idealno predviđeno vrijeme trajanja sastanka je 90 minuta. Može i kraće.
Na kraju tekućeg sastanka definiraju se teme sljedećeg sastanka i njihovi ciljevi.

I, za kraj, zahvalite sudionicima sastanka.
Jednostavno „hvala“ za sudjelovanje, žar i vrijeme koju su uložili u vaš sastanak, ostavlja otvorena vrata za sljedeći sastanak koji pripremate…

Autor: Marija Sekulić Dumanić

Dodaj komentar


Sigurnosni kod
Osvježi

DRUŠTVENE MREŽE

FacebookTwitterLinkedInPinterest
Pin It

POSLJEDNJE VIJESTI

Copyright (c) Portal alfa 2016. All rights reserved.